В нашей стране мастера секретарского дела отмечают свой профессиональный праздник каждую третью пятницу сентября. О тонкостях этой специальности нам согласилась рассказать заместитель директора по учебной работе Сахалинского промышленно-экономического техникума, преподаватель дисциплины «документационное обеспечение управления» Елена ДУБРОВИНА.
Правая рука или головная боль
- Что за профессия - секретарь?
- Это одна из важных профессий на любом предприятии. Есть такая фраза: «Секретарь - правая рука руководителя». Когда-то давно я прочитала очень понравившееся мне высказывание: «Хороший секретарь - это правая рука руководителя, плохой секретарь - это его головная боль».
Действительно, документационное обеспечение управления - миссия не пустяковая, секретарь - это тот человек, который обеспечивает работу компании посредством организации работы с документами. Он облегчает работу руководителя и всех структурных подразделений и отделов. Он так «дирижирует» документооборотом, что для всех работа комфортна, удобна, понятна.
Секретарь - человек, который прежде всего является помощником руководителя, способствуя управлению предприятием через работу с документами.
Очень обидно и печально, когда кто-то высказывается о профессии с усмешкой, намекая на то, что занимающий эту должность человек не смог добиться в жизни ничего большего. На самом деле знающий, умный руководитель всегда серьезно подходит к выбору своего секретаря - иметь на этом месте хорошего работника чрезвычайно важно!
- Как со временем изменился набор основных компетенций секретаря?
- Конечно, сегодня к специалисту предъявляется все больше и больше требований, существенно меняются условия работы секретаря. Если раньше главным и основным его орудием была печатная машинка (даже профессия называлась - секретарь-машинистка), то современный секретарь совмещает сразу несколько профессий: должен знать кадровое делопроизводство, трудовое право, обладать некоторыми экономическими знаниями. Работа требует постоянного самообразования.
Любой секретарь должен знать делопроизводство, уметь оформлять документы на компьютере, работать с офисной техникой.
- Какие навыки необязательны, но ими неплохо бы обладать опытному секретарю?
- В некоторых организациях секретарь должен знать английский язык. Не нужно думать, что если секретарь умеет печатать приказы, то и слава Богу! Нормативная база делопроизводства не стоит на месте, постоянно меняясь и развиваясь. Так, в 2018 году вступил в силу новый ГОСТ, изменив состав и правила оформления некоторых реквизитов.
Секретарю важно уметь работать с людьми. Зачастую его рабочее место располагается в приемной руководителя (реже - в канцелярии), к нему обращаются по самым разным вопросам. Секретарь призван освобождать время главного руководителя и руководителей структурных подразделений для серьезной работы: вовремя перенаправить человека, ответить на его вопрос самостоятельно (если компетентен в этом), решить какую-то проблему.
Мнение меняется
- Отношение общества часто таково: это не очень серьезная, второстепенная профессия (принести кофе-чай и бумаги на подпись).
- Отношение меняется, и это радует. Но есть те, кто думает, что работать секретарем может любой, «особого ума не надо». Зашел в кабинет, сел за стол - и уже секретарь!
Я, по понятным причинам, люблю читать литературу, связанную с делопроизводством. Так вот, я прочла, что подобное предвзятое отношение к «секретаршам» появилось у нас в 90-х годах. Тогда начальники жизни в малиновых пиджаках выбирали себе в секретари красоток. Но образ глупенькой, примитивной секретарши можно встретить и в старом кино, и в литературе. Это обижает, ранит нас, специалистов. Учитывая, какими компетенциями и качествами должен обладать секретарь, чего от него ждет деятельный и успешный руководитель, секретарь никак не может обойтись внешними данными и умением заваривать чай. Такой помощник уже никому на предприятии не нужен. Объем информации, который мы получаем и обрабатываем, увеличивается год от года. Если секретарь не умеет качественно, организованно, быстро управляться с этим документооборотом - это как изъятое или заевшее звено в общем механизме работы компании.
- Как оплачивается работа секретаря и есть ли перспективы карьерного роста?
- Самый большой минус профессии секретаря - не всегда достойная зарплата. Особенно это касается государственных, бюджетных предприятий. Именно это часто останавливает наших выпускников устраиваться работать по специальности. Но в коммерческом секторе дела обстоят немного лучше.
Что касается карьеры, то секретарю очень легко (тому есть множество примеров) шагнуть на более высокую ступень. Прошедший всю секретарскую «кухню» человек получает опыт, позволяющий уверенно двигаться дальше к профессиональному росту. Грамотно оформлять документы, придавая им юридическую силу, может далеко не каждый. Не менее ценны практические навыки работы как с руководителем, так и членами большого коллектива. Я с удовольствием читаю журнал «Справочник секретаря-референта и офис-менеджера». Там часто публикуются интервью с людьми этой профессии. Всегда приятно читать о том, как, начав с работы простого секретаря, человек добился более высоких должностей, но с гордостью вспоминает о своем карьерном старте. Об этом я рассказываю и своим студентам - важно дать им понять, что это достойное занятие!
Уметь показать себя
- Какие качества способствуют успеху в профессии, а какие мешают работе (до такой степени, что можно утверждать: «это - не ваше!»)?
- Учитывая, что секретарь работает прежде всего с документами, ему необходимы такие качества, как аккуратность, внимательность, пунктуальность, организованность, дисциплина. Обращение с документами требует кропотливости. По полученному документу всегда можно определить, насколько профессионально работает секретарь. Об этом можно судить по лаконичности и грамотности текста, по правильному расположению реквизитов, по другим деталям оформления. Уважение вызывает организация, которая серьезно относится к документообороту. Все больше руководителей «поворачивается лицом» к делопроизводству, к архиву своей компании.
Важна культура речи специалиста - фраза о том, что секретарь является лицом фирмы, хоть и довольно избитая, но абсолютно правдивая. Первый человек, с которым мы сталкиваемся, придя к руководству компании, - секретарь. И впечатление о руководителе начинает складываться уже со знакомства с его секретарем: по его внешнему виду, манерам поведения, культуре речи. Профессия обязывает выглядеть так, как подобает - деловой стиль, вкус, чувство меры. Это касается одежды, прически, маникюра, макияжа, используемой парфюмерии. У нас в техникуме есть такая дисциплина - «организация секретарского обслуживания». В ее рамках студенты не только учатся принимать посетителей, вести переговоры, но и соответствовать определенному дресс-коду. Конечно, мода и тренды стремительно меняются, мы учитываем это, но профессионал должен уметь в буквальном смысле достойно «показать себя».
Секретарь должен быть позитивным, доброжелательным, воздерживаться от вредных привычек. Согласитесь, запах сигарет в приемной в наше время явно не в тренде!
Когда можно понять, что секретарская работа - это «не ваше»? В случае, если вы не понимаете серьезности профессии или воспринимаете ее как некий перевалочный пункт своей карьеры. Тем более если вы стесняетесь своей должности. Не ваше, если вы не умеете общаться или не обладаете организаторскими способностями.
- От чего секретарь получает удовлетворение в работе?
- От того, что поддерживает порядок, способствует успешной деятельности своего руководителя. Самое главное - бесперебойная работа компании в плане документооборота. Все четко, все налажено, работа спорится. Это и есть показатель профессионализма секретаря.
- Мы не случайно обратились с вопросами именно в ваш техникум. Расскажите об обучении в нем.
- СПЭТ - одно из старейших заведений области (образовано в 1947 году). Около двадцати лет назад мы первыми на Дальнем Востоке открыли специальность «делопроизводство и архивоведение» и до сих пор ведем по ней набор на обучение (единственные в нашей области). Сегодня специальность изменила название на «документационное обеспечение управления и архивоведение». Обучая студентов, мы сотрудничаем с двумя главными региональными архивами: Государственным историческим архивом и Государственным архивом документов по личному составу. Представители этих учреждений выступают экспертами на наших мероприятиях, участвуют в качестве председателей экзаменационных комиссий при защите дипломов и т. д. С 2012 года наш техникум - единственное профессионально-образовательное учреждение в регионе, которое обучает детей-инвалидов и детей с ОВЗ посредством дистанционных технологий. В частности, именно по этой специальности - «документационное обеспечение управления и архивоведение» - могут обучаться ребята, которые по состоянию здоровья не всегда готовы лично посещать занятия. Ребята с инвалидностью, окончившие техникум, успешно затем трудоустраиваются. Специальность вообще довольно востребована работодателями. Студенты в рамках этой специальности изучают не только делопроизводство, но и кадровое дело, немного экономики, трудовое право, бухгалтерский учет, машинопись. Много часов отведено для работы с компьютером (машинопись, информатика, компьютерная обработка документов, владение офисной техникой). Студенты этой специальности принимают активное участие в конкурсе профессионального мастерства «Ворлдскиллс Россия».
