Совсем скоро Россия перейдет на электронные трудовые книжки
Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» работает в нашей стране уже не первый год, одно из ее направлений – переход к оформлению трудовых отношений в электронном виде. В идеальном варианте – работники и работодатели должны уйти от бумажных документов, ведение и хранение которых пока является обязательным – этого требует трудовое законодательство. Первые шаги государством уже сделаны – постепенно создается нормативная база для перехода на «цифровые рельсы». Теперь у нас есть возможность отказаться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронные.
Что это такое
Так что такое электронная трудовая книжка? Это по-прежнему – документ о трудовой деятельности работника, но ведется он теперь не на бумаге, а в электронном виде.
Строго говоря, понятие «электронная трудовая книжка» отсутствует в законодательстве, термин не является правовым и встречается в обыденном языке. Электронный аналог традиционной трудовой книжки в нормативных правовых актах называется так: «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
Итак, что же изменилось в законодательстве? С 01.01.2020 года в Трудовой кодекс Российской Федерации внесены изменения, появилась новая статья 66.1 - «Сведения о трудовой деятельности». Исходя из ее содержания, сведения о трудовой деятельности работника - это формируемая работодателем в электронном виде основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника и представляемая в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. Сведения включают информацию о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, а также другую информацию, предусмотренную ТК РФ и иными федеральными законами.
Сведения используются для представления работником при заключении трудового договора как вместе с трудовой книжкой, так и взамен ее для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в трудовую книжку (если она ведется на данного работника), а также для других целей, установленных законами и иными нормативными правовыми актами.
Статьей также устанавливаются способы получения сведений о трудовой деятельности. Так, сведения за период работы у данного работодателя могут быть получены работником только по последнему месту его работы.
Кроме того, правом выдачи сведений о всей трудовой деятельности работника наделяются Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), а также Пенсионный фонд Российской Федерации. Работник может получить сведения и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
В статье определено, в каком порядке осуществляется запрос работником сведений, формы и сроки предоставления сведений работодателем.
Внесение статьи 66.1 в ТК РФ повлекло за собой необходимость внесения изменений еще в целый ряд статей Кодекса.
Так, например, теперь при приеме на работу работник вправе предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности как вместе с трудовой книжкой на бумажном носителе, так и взамен ее. При расторжении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в последний день его работы трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя.
Переходный год
Что же должны сделать все работодатели для перехода на электронные трудовые книжки? Агентство по труду и занятости населения Сахалинской области сообщает, что законом 2020 год установлен для этого как переходный.
Если говорить точно, работодатели уже сейчас должны по всем работникам передавать в электронном виде сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в Пенсионный фонд Российской Федерации. А работник в свою очередь вправе в течение этого года сделать выбор – продолжить вести свою бумажную трудовую книжку или отказаться от нее.
В течение 2020 года работодатели обязаны провести в своих организациях комплекс мероприятий.
Во-первых, в течение года при необходимости должны быть приняты или изменены соответствующие локальные нормативные акты работодателя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии).
Во-вторых, при необходимости нужно будет подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры.
В-третьих, работодателям следует обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
В-четвертых, каждый работник организации должен быть до 30 июня 2020 года включительно уведомлен работодателем в письменной форме:
- об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- о своем праве путем подачи до 31 декабря 2020 года работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ, то есть на бумажном носителе, или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, то есть в электронном виде. Если работник не сделает выбор, соответственно не подав заявления, работодатель продолжит вести трудовую книжку такого работника на бумажном носителе.
Работнику, подавшему заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Если же работник воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе, это право сохраняется за ним и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Однако он вправе в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Те работники, которые не смогут до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, наделяются правом сделать это в любое время, это следующие категории работников:
- которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы на период: а) временной нетрудоспособности; б) отпуска; в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
С 01.01.2021 года для впервые поступающих на работу бумажные трудовые книжки уже оформляться не будут! Формирование сведений о трудовой деятельности таких работников будет осуществляться уже исключительно в электронном виде. Консультации по данному вопросу вы можете получить у специалистов агентства по телефонам областного центра: (4242) 505-345, 505-292.
